Tietosuojaseloste

Rekisterinpitäjä

Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriä koskevissa asioissa voi ottaa yhteyttä:

• Suomen Palikkaharrastajat ry / hallitus
• sähköposti: palikkaharrastajatry@outlook.com

Rekisteröidyt

Rekisterissä käsitellään yhdistyksen nykyisten ja entisten jäsenten henkilötietoja.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• jäsenyyden hoitamiseen (liittyminen, ylläpito, jäsenmaksujen seuranta)
• yhdistyksen toimintaan liittyvään viestintään
• tapahtumien ja muun yhdistystoiminnan järjestämiseen
• jäsenetujen toteuttamiseen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet:

• sopimus (jäsenyys yhdistyksessä)
• jäsenyyteen perustuva suhde (yhdistyksen toiminnan toteuttaminen)
• suostumus (esim. verkkopalveluiden käyttäjätunnusten käsittely jäsenetujen toteuttamiseksi)

Mitä tietoja rekisteriin tallennetaan

Rekisteriin voidaan tallentaa:

• nimi
• kotipaikka
• sähköpostiosoite
• puhelinnumero
• liittymispäivä
• onko jäsen äänioikeutettu
• viimeisen jäsenmaksun maksamispäivä
• Discord-, BrickLink- ja Brick Owl -palveluiden käyttäjätunnukset tai nimimerkit (vain jos jäsen ilmoittaa ne itse)

Tietoja kerätään vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen.

Mistä tiedot saadaan

Tiedot kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään.

Kuka käsittelee tietoja

Henkilötietoja käsittelevät vain ne yhdistyksen toimijat, joilla on siihen tehtäviensä perusteella oikeus.

Yhdistys voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia, kuten:

• jäsenrekisterijärjestelmä (OneDrive, Cloud-IAM)
• sähköposti- ja tiedostopalvelut (Microsoft Outlook ja OneDrive)
• sähköpostin lähetyspalvelu (Mailgun)
• maksupalvelu (SumUp)

Tietojen luovutukset

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman lainmukaista perustetta.

Tietoja voidaan luovuttaa:

• viranomaisille lakisääteisissä tilanteissa
• palveluntarjoajille yhdistyksen toiminnan toteuttamiseksi
• yhteistyökumppaneille jäsenen ilmoittamia käyttäjätunnuksia jäsenetujen toteuttamiseksi, jos luovutus on tarpeen edun käyttämiseksi

Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille markkinointitarkoituksiin.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yhdistys käyttää Microsoftin kuluttajapalveluita, kuten Outlook.comia ja henkilökohtaista OneDrivea. Näihin palveluihin tallennettuja henkilötietoja voidaan käsitellä myös EU- tai ETA-alueen ulkopuolella, kuten Yhdysvalloissa tai muissa maissa, joissa Microsoftilla tai sen palveluntarjoajilla on toimintaa.

Microsoft ilmoittaa käyttävänsä kansainvälisissä siirroissa tietosuojalainsäädännön mukaisia suojatoimia, kuten Euroopan komission vakiolausekkeita.

Kuinka kauan tietoja säilytetään

Henkilötietoja säilytetään:

• jäsenyyden ajan
• enintään 2 vuotta viimeisimmästä jäsenmaksusta

Tämän jälkeen tiedot poistetaan.

Tietoja voidaan säilyttää pidempään vain, jos:

• laki sitä edellyttää
• oikeusvaateen käsittely sitä vaatii.

Miten tietoja suojataan

Henkilötietoja suojataan asianmukaisesti:

• pääsy tietoihin on rajattu vain niille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään
• tiedot suojataan salasanoin.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

• saada tieto henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa omat tietonsa
• pyytää virheellisten tietojen oikaisua
• pyytää tietojen poistamista lain sallimissa tilanteissa
• pyytää käsittelyn rajoittamista
• vastustaa käsittelyä lain sallimissa tilanteissa
• siirtää tiedot järjestelmästä toiseen, jos oikeus soveltuu kyseiseen käsittelyyn.

Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa antamansa suostumus siltä osin kuin käsittely perustuu suostumukseen.

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle.

Tietoturvaloukkaukset

Mahdollisista henkilötietojen tietoturvaloukkauksista ilmoitetaan sovellettavan lainsäädännön mukaisesti viranomaisille ja tarvittaessa rekisteröidyille.

Muuta

• Yhdistyksen maksuliikenteen tietosuojakäytäntö.